Tracciabilità delle spese per le trasferte dei collaboratori sportivi: le nuove regole del 2025

A partire dal 1° gennaio 2025, è entrata in vigore un’importante novità per il mondo dello sport dilettantistico: la tracciabilità obbligatoria delle spese sostenute durante le trasferte dei collaboratori sportivi. Questa misura, introdotta dalla Legge di Bilancio 2025 (Legge 207/2024, art. 1, comma 81), impone che i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto siano effettuati solo tramite strumenti di pagamento tracciabili per poter essere esentati dal reddito imponibile:

(Legge 207/2024, art. 1, comma 81)

a) all’articolo 51, comma 5, in materia di indennità per trasferte o missioni di lavoratori dipendenti, è aggiunto, in fine, il seguente periodo: «I rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241»;

b) all’articolo 54, in materia di determinazione del reddito di lavoro autonomo, dopo il comma 6-bis è inserito il seguente:
«6-ter. Fermo restando quanto previsto ai commi 5 e 6, le spese relative a prestazioni alberghiere, di somministrazione di alimenti e bevande nonché di viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, addebitate analiticamente al committente, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241»;

c) all’articolo 95, in materia di deducibilità delle spese per prestazioni di lavoro, dopo il comma 3 è inserito il seguente:
«3-bis. Le spese di vitto e alloggio e quelle per viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all’articolo 1 della legge 15 gennaio 1992, n. 21, nonché i rimborsi analitici relativi alle medesime spese, sostenute per le trasferte dei dipendenti ovvero corrisposti a lavoratori autonomi, sono deducibili nei limiti di cui ai commi 1, 2 e 3 se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241»;

d) all’articolo 108, comma 2, in materia di deducibilità delle spese di rappresentanza, è aggiunto, in fine, il seguente periodo: «Le spese di cui al presente comma sono deducibili se i pagamenti sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 241».

Di seguito, un’analisi dettagliata della normativa, delle implicazioni fiscali e delle migliori pratiche per le associazioni sportive dilettantistiche (ASD) e le società sportive dilettantistiche (SSD).

Trasferte dei collaboratori sportivi: come e a chi si applica la nuova normativa?

Le nuove disposizioni sulla tracciabilità obbligatoria delle spese effettuate durante le trasferte, si riferiscono solo ai collaboratori sportivi inquadrati ai sensi dell’articolo 25 del D.Lgs. 36/2021 che comprendono appunto:

• Atleti, allenatori, istruttori, direttori tecnici e sportivi, preparatori atletici, direttori di gara
• Collaboratori amministrativo-gestionali delle ASD e SSD
• Altri soggetti tesserati definiti dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri (DPCM) del 22 gennaio 2024, in base ai regolamenti delle federazioni sportive.

Al fine del rimborso, si parla di rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto che devono, pertanto essere pagati con strumenti tracciabili, quali bonifico bancario, bonifico postale, assegno o più comodamente carte di credito e bancomat.
Inoltre, il collaboratore sportivo deve fornire idonea documentazione delle spese sostenute attraverso fatture, ricevute fiscali e/o scontrini.

Nel caso in cui il pagamento delle spese avvenga in contanti o senza una modalità tracciabile, il rimborso è comunque possibile, ma viene considerato come reddito imponibile e quindi assoggettato a tassazione IRPEF.

Quindi, affinché i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto (es. treno, autobus di linea, aereo, taxi, noleggio con conducente – NCC) non concorrano a formare il reddito imponibile personale, devono necessariamente essere documentate e tracciabili.

Queste nuove regole si affiancano alle esenzioni fiscali sui compensi sportivi, previste dal D.Lgs. 36/2021:

• Art. 36, comma 6 → I compensi per lavoro sportivo dilettantistico sono esenti fino a 15.000 euro annui.
• Art. 35, comma 8-bis → I contributi previdenziali sono dovuti solo sulla parte eccedente i primi 5.000 euro annui.

In questa chiarificazione generale, un unico aspetto resta ancora incerto: il rimborso chilometrico per l’uso del mezzo proprio. Infatti, sebbene la normativa faccia riferimento a spese documentate, il rimborso chilometrico viene calcolato in base alle tabelle ACI (Automobile Club Italia), pubblicate annualmente sulla Gazzetta Ufficiale. L’interpretazione prevalente è che si tratti di un rimborso forfettario, quindi non soggetto all’obbligo di tracciabilità. Tuttavia, si attende un chiarimento ufficiale dall’Agenzia delle Entrate.

Cosa si intende per “trasferta”?

Tra le nuove regole per il rimborso delle trasferte dei collaboratori sportivi, la normativa distingue tra trasferte fuori dal territorio comunale e trasferte all’interno del comune:

• Trasferte fuori dal territorio comunale
  Le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito solo se tracciabili.
• Trasferte all’interno del comune
  Solo le spese di viaggio e trasporto pubblico di linea (es. autobus) sono esenti dalla tassazione, anche se pagate in contanti.
  Al contrario, il rimborso di altre spese documentate (es. taxi) è esente solo se tracciabile.

Come ASD e SSD possono gestire i rimborsi spese?

ASD e SSD possono continuare a rimborsare in contanti le spese dei collaboratori sportivi, purché nei limiti di legge (1.000 euro, ai sensi dell’art. 25, comma 5, L. 133/1999). Tuttavia, queste somme diventeranno reddito imponibile e saranno soggette a tassazione IRPEF e contributi INPS.

L’articolo 6 del D.Lgs. 314/1997 stabilisce che la base imponibile IRPEF coincide con quella contributiva INPS, rendendo obbligatorio il versamento dei contributi previdenziali da parte dell’ASD/SSD.

Per evitare problemi fiscali, dovranno a loro volta adottare procedure per garantire la tracciabilità delle spese dei collaboratori sportivi. Due possibili soluzioni operative:

1. Richiedere una copia della documentazione del pagamento tracciabile (es. ricevuta del bonifico, pagamento con carta).
2. Chiedere al collaboratore una dichiarazione sostitutiva attestante che tutte le spese sono state pagate con strumenti tracciabili.

Questa seconda opzione è più semplice, ma in caso di controlli fiscali, l’ASD/SSD sarà responsabile in caso di dichiarazioni non veritiere.