Processo penale telematico, troppi pasticci con APP: perché i tribunali l’hanno sospeso

Ricordiamo che il decreto ministeriale 27 dicembre 2024 n. 206, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 30 dicembre 2024 ed entrato in vigore lo stesso giorno prevede le “Regole tecniche riguardanti il deposito, la comunicazione e la notificazione con modalità telematiche degli atti e documenti, la consultazione e gestione dei fascicoli informatici nei procedimenti penali e civili” per la piena istituzionalizzazione del processo penale telematico, attraverso l’applicativo APP.

Quasi simultaneamente si sono susseguiti provvedimenti di sospensione nei tribunali italiani, tra cui Milano, Bari, Torino, Foggia, Siracusa, Catania, Roma, Napoli e altri, dell’obbligo di cui al Decreto Ministeriale, dell’utilizzo dell’applicazione APP a partire dal 2 gennaio 2025, per la gestione del processo penale telematico, per la gran parte degli atti processuali.

Cosa è APP – Applicativo processo penale

APP è l’applicativo sviluppato dal Ministero della Giustizia fornito ai cd. “soggetti abilitati interni” ovvero i magistrati e i cancellieri, per gestire il Processo Penale Telematico (PPT) necessario alla transizione digitale del processo, nel rispetto del PNRR.

Permette di interagire con il Registro Generale del Sistema Informativo delle Cognizione Penale (SICP), gestendo i dati di registro e i documenti dei procedimenti penali. Consente, infatti, la redazione semplificata di atti nativi digitali, incorpora funzioni per la ricerca e lo studio dei documenti, rendendo possibile la formazione e la gestione del fascicolo informatico.

L’obiettivo della digitalizzazione del processo penale è quello di semplificare le procedure, consentendo il deposito telematico di atti, documenti, richieste e memorie da parte di magistrati, avvocati e personale giudiziario per arrivare, in definitiva, alla riduzione dei tempi della giustizia.

I problemi e il blocco

Dal 2 gennaio 2024 l’intera fase delle indagini preliminari avrebbe dovuto essere gestita in via esclusiva con l’applicativo APP, nella sua prima versione. Senonché l’applicativo ha presentato fin da subito diverse criticità, causa anche di una progettazione distante dalla reale organizzazione degli Uffici giudiziari, prevedendo ad esempio una profilazione degli accessi basata sulle qualifiche formali e non anche sostanziali e senza tenere conto della parziale autonomia organizzativa interna degli uffici.

Gli intoppi nei procedimenti

Poco pratico, non gestisce nel modo migliore i procedimenti, anche perché la creazione degli atti passa per il tramite di una procedura obbligata che risulta difficoltosa con allungamento dei tempi di lavorazione. Tali criticità hanno quindi reso necessario in via prudenziale limitare, per l’anno 2024, l’esclusività e obbligatorietà telematica del deposito a mezzo APP, per le sole procedure di archiviazione e di riapertura delle indagini, con possibilità di redazione e deposito anche non telematico per il resto degli atti delle indagini preliminari, realizzando quindi un doppio binario con possibilità di utilizzo del “cartaceo-analogico”, accanto al telematico.

Nel corso dell’anno appena passato, nelle procedure di archiviazione, le criticità funzionali si sono manifestate nella gestione degli atti e dei documenti dei procedimenti iscritti prima del 15 gennaio 2024, ingestibili all’interno di APP anche se esistenti in formato digitale.

L’aumento del carico di lavoro

Inoltre, nella necessità di utilizzare comunque più applicativi perché la procedura richiede l’uso di altri strumenti, come TIAP (trattamento informatizzato atti processuali), aumentando di fatto il carico di lavoro e complicando la gestione dei procedimenti, anche per la mancata possibilità di gestione delle notifiche degli atti, per le quali sono comunque richieste procedure manuali aggiuntive.

Oltre alla difficoltà per la consultazione dei fascicoli per la mancanza di un’organizzazione strutturata dei documenti all’interno dell’applicativo che rende difficile la ricerca di atti specifici.

Il tutto ha, conseguentemente, determinato una significativa riduzione del numero delle richieste di archiviazione, con impatto negativo sulla funzionalità degli uffici e i relativi tempi di archiviazione, aumentati, rispetto alle procedure analogiche precedenti.

APP 2.0: il regime del binario unico

Per ovviare alle diverse criticità il Ministero della Giustizia ha predisposto e fornito la seconda versione di APP, resa disponibile prima della pubblicazione del su indicato decreto ministeriale 27 dicembre 2024 n. 206 con il quale dal primo gennaio 2025 è stato introdotto dal Ministero della Giustizia il regime obbligatorio del binario unico mediante il deposito, con modalità solo telematiche, di atti, documenti, richieste e memorie da parte dei soggetti abilitati interni, che ha per oggetto l’udienza preliminare, l’applicazione della pena su richiesta delle parti, il decreto penale di condanna, il rito della sospensione del procedimento per espletamento della messa alla prova, come pure quelle riguardanti l’udienza dibattimentale e predibattimentale.

Accanto al regime del binario unico delle archiviazioni e della riapertura delle indagini, a decorrere dal 31 marzo 2025 è stato introdotto il regime del binario unico anche per i riti speciali come l’abbreviato, il direttissimo e l’immediato. Senonché anche per l’APP 2.0 sono subito emerse problematiche, in particolare per la fase di udienza (GIP/GUP e dibattimentale), relative alla sottoscrizione dei verbali d’udienza e all’apposizione del visto da parte del magistrato.

Il ritorno alla carta

Al fine di preservare l’uniformità nella prassi degli uffici e la completezza dei fascicoli informatici, la Direzione generale dei sistemi informativi automatizzati (DGSIA), con nota dell’8 gennaio 2025, ha rappresentato la possibilità che l’ausiliario del magistrato, se ha redatto il verbale con strumenti informatici, proceda alla sua stampa, su cui possa essere apposta la firma autografa del cancelliere e il visto del magistrato, per poi procedere alla scansione del documento e al deposito tramite applicativo APP (ex art. 111-ter comma 3 c.p.p.).

Per quanto riguarda atti, memorie e documenti comunque prodotti dalle parti processuali, nel corso delle udienze in camera di consiglio e dibattimentali, la Direzione ha ricordato la necessità di procedere nello stesso modo al deposito del documento richiamato nel verbale (ex art. 111-ter, comma 3 c.p.p.) ai fini della completezza del fascicolo informatico, al termine dell’udienza o comunque senza ritardo, salvo il caso di documenti che per la loro natura o per specifiche esigenze processuali non possono essere acquisiti o convertiti in copia informatica.

Nonostante tali indirizzi i Tribunali hanno sospeso l’utilizzo di APP proprio a causa dei malfunzionamenti e delle difficoltà operative, ritornando temporaneamente al deposito cartaceo per garantire la continuità delle attività giudiziarie.

La sospensione dell’utilizzo dell’applicativo APP 2.0

La gran parte dei Tribunali italiani ha sospeso, con decorrenza 1° gennaio 2025, l’utilizzo dell’applicativo APP con conseguente possibilità di redigere e depositare, anche con modalità analogiche, mediante il regime del c.d. doppio binario, gli atti, documenti, richieste e memorie da parte dei soggetti abilitati interni relativi alle fasi disciplinate dal Titolo IX, Libro VI, Titoli II, V e V-bis, nonché quelle relative all’udienza dibattimentale e pre-dibattimentale, fino al 31 marzo 2025.

Secondo i Presidenti dei Tribunali il regime del c.d. binario unico, introdotto dal Ministero della Giustizia a decorrere dal primo gennaio 2025, è certamente destinato ad incidere positivamente e in maniera significativa sulle attività processuale, sul lavoro dei magistrati e del personale e alla velocizzazione dei tempi della giustizia, ma al momento è suscettibile di generare problematiche di natura informatica tali da compromettere l’operato degli addetti ai lavori, con un rallentamento delle risposte giudiziarie contrario anche al principio di celere definizione del procedimento penale poiché non è stato realizzato un adeguato periodo di sperimentazione, considerato che l’applicativo APP 2.0 è stato fornito soltanto a dicembre 2024.

Le motivazioni

La sospensione trova giustificazione appunto nelle criticità derivanti dall’immediata obbligatorietà del binario unico relativamente a fasi processuali caratterizzate dall’assenza di un’adeguata sperimentazione e dalla mancata segnalazione della verifica della corretta gestione del flusso informatico.

Al fine, dunque, di consentire le opportune verifiche, nonché per garantire adeguato periodo di sperimentazione delle novità introdotte e l’effettiva funzionalità degli strumenti informatici in dotazione e rilevato che il ricorso a modalità analogiche non configura alcuna nullità degli atti, è stato ritenuto necessario procedere gradualmente all’implementazione dell’applicativo APP cosicché con la sospensione è consentito ai magistrati e al personale amministrativo di adottare e depositare atti in formato nativo/digitale ed atti analogici almeno fino al 31 marzo 2025.

L’analisi della situazione

Forse la progressione verso il digitale è stata imposta con tempi e modi insensibili alle criticità segnalate e senza adeguata interlocuzione con gli utenti abilitati, sia interni (magistrati e cancellieri) che esterni, gli avvocati. A parte alcune realtà i soggetti “abilitati interni” stanno solo in questi giorni svolgendo quella necessaria attività didattica indispensabile ad assicurare che i diritti dei soggetti coinvolti in un procedimento penale possano essere esercitati con effettività, senza intralci tecnici o umani che pongano a rischio le attività difensive.

Forse dovrebbero essere rimodulati i tempi di attuazione del PPT secondo scadenze che tengano conto dell’effettivo avanzamento dei sistemi telematici e della preparazione professionale impartita al personale di cancelleria, preservando l’efficienza degli uffici giudiziari e soprattutto garantendo il concreto ed effettivo esercizio del diritto di difesa.

Inoltre, le criticità di APP rende manifesto che il PPT non può essere calato dall’alto ma deve essere costruito coinvolgendo gli operatori tutti, con la consapevolezza che per arrivare a risultati efficaci sono necessari gradualità e anni di sperimentazioni e progressivi aggiustamenti dettati dalla pratica e dal lavoro, di magistrati e avvocati e dalle loro esigenze. 

Ogni intervento normativo, in materia penale, deve necessariamente avere quale riferimento primario il modello del giusto processo richiesto dal sistema costituzionale nel suo complesso e con specifico riferimento in termini di ragionevole durata, trasparenza, possibilità di accesso alla giustizia e parità fra accusa e difesa dinanzi al giudice terzo e imparziale.