Digitalizzazione dei processi HR: vantaggi delle soluzioni integrate

Migliorare l’efficienza operativa nella gestione del personale, l’engagement dei dipendenti e la retention; scovare, valorizzare e far crescere i talenti. Questi sono solo alcuni dei principali vantaggi della digitalizzazione dei processi HR.

L’automazione ha ricadute significative su vari aspetti della gestione delle risorse umane: dalla rilevazione delle presenze ed elaborazione delle buste paga alla valutazione delle performance dei dipendenti, fino ad arrivare alla pianificazione a lungo termine dei percorsi di acquisizione e nurturing dei talenti, utile a colmare la carenza di skill qualificate all’interno dell’organizzazione. La scelta di optare per una piattaforma integrata, anziché dotarsi di singoli applicativi che coprono uno o pochi aspetti dello Human Capital Management, si rivela spesso vincente. Tutte le informazioni sul dipendente sono centralizzate, facilmente accessibili e aggiornabili in tempo reale e questo non solo migliora di diversi ordini di grandezza la capacità di automatizzare processi e flussi di lavoro a vantaggio dell’efficienza operativa, ma assicura anche processi decisionali più rapidi, informati ed efficaci.

L’impatto della digitalizzazione dei processi HR

Una digitalizzazione dei processi HR efficace presuppone la scelta di strumenti flessibili e scalabili, in grado di adattarsi a esigenze aziendali che mai come oggi cambiano con rapidità.

«La tecnologia – esordisce Mattia Macellari, Direttore Operativo di CATA Informatica – abilita una gestione più efficiente dei processi HR lungo tutto l’Employee Journey, coprendo le attività che vanno dalla selezione, recruiting e onboarding dei neo assunti e si estendono praticamente a qualsiasi aspetto della vita lavorativa».

Oggi esistono piattaforme che permettono di ottenere la massima efficienza operativa garantendo una User Experience al contempo ricca e ad alto tasso di ingaggio, ma anche intuitiva e naturale. «Soluzioni all-in-one come TeamSystem HR all-in-one – prosegue il manager –, che abilita una gestione realmente a 360 gradi dell’Employee Experience all’interno di un unico ambiente integrato». Un sistema evoluto accessibile anche alle PMI, alle startup e, in generale, alle realtà meno strutturate. La fruibilità in cloud, infatti, semplifica la gestione IT e permette di ovviare alla carenza di competenze tecnologiche, che troppo spesso in passato ha frenato la digitalizzazione dei processi HR. Ma vediamo più in dettaglio le caratteristiche salienti di questa piattaforma.

Rilevazione e gestione presenze

La rilevazione delle presenze è un concetto ormai sempre più spesso svincolato dalla presenza sul luogo di lavoro. «TeamSystem HR all-in-one integra strumenti evoluti di timbratura – osserva Samuele Fenu, HR Senior Consultant di CATA Informatica –. È possibile, infatti, dimostrare la presenza strisciando un badge su un tornello, inquadrando un codice QR, passando in prossimità di tag NFC posizionati magari all’interno dell’area di un cantiere, oppure attraverso la geolocalizzazione dello smartphone del dipendente in Smart Working. Il lavoratore, in un unico passaggio, può quindi registrarsi e indicare la commessa su cui sta lavorando, per garantire un presidio automatizzato e una gestione più efficace dei costi».

Anche la rendicontazione delle presenze avviene in modo semplice e immediato. Attraverso un’App mobile è possibile trasmettere la richiesta di ferie e permessi ai diversi responsabili e verificare l’iter di autorizzazione.

Ai team HR, invece, la piattaforma offre una gestione flessibile delle turnazioni cicliche e personalizzate, con la possibilità di pianificare con largo anticipo la copertura ideale.

Digitalizzazione dei processi HR: sviluppo professionale e compensation

TeamSystem HR all-in-one permette di personalizzare tutte le attività di compensation «Possiamo popolarla con indicatori che valutano il raggiungimento degli obiettivi e le performance dei dipendenti, arrivando a definire meglio i percorsi di crescita professionale – prosegue Fenu –. La piattaforma prende in carico non solo l’aspetto retributivo ma anche la misurazione del benessere all’interno dell’azienda, la formazione, la gestione dei benefit, il work-life balance. Tutti elementi che sicuramente contribuiscono a migliorare la soddisfazione del dipendente a vantaggio della retention. A disposizione del team HR ci sono, inoltre, strumenti per monitorare in tempo reale le prestazioni lavorative e suggerire la proposta di aumenti, bonus e promozioni votati a logiche di maggior equità e trasparenza».

Timesheet e gestione delle note spese

A fronte della complessità crescente degli scenari in cui si muovono, le aziende hanno la necessità di raccogliere i dati in modo sempre più granulare. «Un aspetto interessante di TeamSystem HR – sottolinea Macellari – è che attraverso le Web API è in grado di integrarsi in modo bidirezionale con diversi sistemi esterni, come ERP, CRM e gestionali industriali. Le realtà che lavorano su commessa, per esempio, sono in grado di consuntivare e “costificare” in modo puntuale le ore di lavoro dedicate a ogni specifica commessa, centro di costo o ciclo di lavorazione, in virtù della capacità di interfacciare il sistema di rilevazione delle presenze con il timesheet e la contabilità analitica». Anche la gestione delle note spese, il caricamento dei “giustificativi” e la verifica dell’iter di approvazione sono semplificati e gestibili direttamente dal collaboratore attraverso un’App per smartphone.

Digitalizzazione dei processi HR: salute e sicurezza sul lavoro

La safety di dipendenti e collaboratori è oggi imprescindibile per qualsiasi azienda. Ma presuppone una serie complessa di attività che coprono la formazione continua, la certificazione degli operatori, la dotazione e la verifica dell’uso corretto di tutti i dispositivi, con particolare attenzione a quelli di protezione individuale che sono essenziali per prevenire infortuni e malattie professionali.

«All’interno di TeamSystem HR all-in-one – sottolinea Fenu – è possibile creare specifici ruoli aziendali a cui collegare la gestione automatizzata dei diversi aspetti della salute e della sicurezza sul lavoro. Per esempio, al ruolo di addetto antincendio si collegano corsi di formazione, dotazioni aziendali, dispositivi di protezione, certificazioni e visite mediche pianificate. Tutti questi aspetti sono gestiti in modo automatizzato e digitalizzato, per garantire la conformità a normative come la 626 riducendo al minimo i documenti cartacei. Per quanto riguarda la parte di formazione obbligatoria e facoltativa, invece, la piattaforma permette di creare calendari di training online e in presenza, videocorsi e pillole di e-learning, ma anche di accedere a strumenti di verifica degli eventuali gap formativi, per capire se è necessario fornire sessioni di formazione aggiuntive».

Come eccellere nello Human Capital Management

Quanto fin qui raccontato dai due Manager conferma che gestione centralizzata e smart di tutti i dati del dipendente, intuitività e facilità d’uso, versatilità e massima efficienza operativa sono i principali vantaggi di TeamSystem HR all-in-one.

Il dipendente, tramite un’App per smartphone, può gestire molte delle attività che lo riguardano in totale autonomia. Può dimostrare la sua presenza, in ufficio o in cantiere, accedere al suo cedolino, sottoporre all’azienda documenti e ricevute, caricare le note spese e verificarne il processo di approvazione, gestire ferie e permessi, sottoporre la propria candidatura a un job post interno…

Per il team HR, invece, la possibilità di gestire tutti i processi attraverso una sola interfaccia rappresenta un supporto efficace all’operatività quotidiana. «Ma non solo. TeamSystem HR all-in-one offre l’accesso a una moltitudine di KPI rilevanti, elementi indispensabili per mettere a terra quelle strategie di Data-Driven HR che sono oggi fondamentali per competere sul mercato dei talenti. L’eccellenza tecnologica di questa piattaforma, unita alla nostra competenza a 360° sulla digitalizzazione dei processi aziendali e all’approccio consulenziale, ci rendono un interlocutore di riferimento per le realtà che vogliono eccellere nello Human Capital Management», conclude Macellari.