Digitalizzazione degli archivi cartacei, spunti per una corretta strategia

Dematerializzazione nel Piano triennale

Il termine e i concetti associati appaiono nel Capitolo 3 in particolare nella sezione “Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici “. Nel piano è specificato che “Il tema della dematerializzazione degli archivi cartacei risulta cruciale affinché le amministrazioni possano conseguire i propri obiettivi di digitalizzazione”.

Lo stesso paragrafo si chiude con la dicitura: “Per il futuro a breve termine, al fine di consentire alle amministrazioni di realizzare le attività di dematerializzazione degli archivi cartacei sarà necessario definire ulteriori adeguati strumenti di procurement che possano supportare il conseguimento degli obiettivi di digitalizzazione.”

Viene quindi dato risalto all’opportunità di trasformare da cartacei a digitali alcune delle basi dati storiche delle pubbliche amministrazioni, talvolta rimaste in sottoscala, cantine, soffitte e che lasciate all’incuria del tempo rischiano di deteriorare il contenuto informativo passato e presente delle PA.

Dematerializzazione, analisi del significato

La parola dematerializzazione è di uso comune, e viene intesa come “distruzione della carta” a favore della generazione di file. Invece è più corretto farsi aiutare dall’inglese per capire meglio il concetto. In inglese abbiamo due vocaboli differenti:

Digitization è il processo di conversione di dati analogici in digitale, è la traduzione di un oggetto fisico in bit e byte (es. quando effettuo la scansione di un documento cartaceo)

Digitalization invece fa riferimento all’uso delle tecnologie digitali per ripensare i processi e renderli completamente automatizzati.

Nel caso specifico quindi sarebbe più giusto parlare di digitalizzazione, cioè di ripensamento e riorganizzazione dei processi in procedimenti interamente digitali, piuttosto che di dematerializzazione (anche perché trasformare in digitale i documenti non implica lo scarto del cartaceo).

Al fine di esplicitare questi ragionamenti la Soprintendenza archivistica e bibliografica della Lombardia, nell’ambito dell’ordinaria attività di formazione rivolta ai dipendenti di enti e istituti pubblici sulla gestione documentale, propone incontri on line e in presenza sul territorio lombardo.

In particolare, a partire dal giugno 2024, i tre funzionari archivisti in servizio presso la Soprintendenza con cadenza quasi mensile si recano sui territori per parlare in modo semplice e concreto di progetti di digitalizzazione. Questo perché, giova ricordarlo, la Soprintendenza archivistica e bibliografica esercita tutela e vigilanza anche sugli archivi correnti delle pubbliche amministrazioni, in quanto sin dalla propria genesi ogni documento prodotto da amministrazioni dello Stato o ogni altro ente o istituto pubblico, ha lo status di bene culturale, e quindi è sottoposto alla disciplina del codice dei beni culturali e del paesaggio (d. lgs. N. 42/2004).

Il processo di digitalizzazione

Digitization e digitalization devono essere operazioni congruenti tra loro e consequenziali: se per esempio digitalizzo le pratiche edilizie, i files generati devono trovare collocazione nel software che gestisce le pratiche edilizie native digitali. Questa è la trasformazione digitale cui fa riferimento il PNRR.

Prima di ogni progetto è opportuno chiarire se di digitalizza per un uso interno (back office) o per un uso esterno (front office). A seconda dell’uso che intendo fare della banca dati infatti si dovranno affrontare problematiche diverse. Se i file saranno condivisi con gli utenti, bisognerà preoccuparsi di oscurare i cosiddetti dati personali stabiliti dal Garante della privacy (es. carte di identità).

Prima di iniziare qualsiasi operazione, va verificato che l’archivio sia ordinato. Bisogna fare quindi una ricognizione degli strumenti di corredo (es. repertori, elenchi, banche dati digitali…) e vanno effettuate alcune considerazioni preliminari:

• consistenza del materiale da digitalizzare
• luogo di conservazione (una sede, diverse sedi?)
• supporto (carta, lucidi, materiale audio, video, fotografie?)
• stato di conservazione (devo pensare ad un restauro?)
• materiale rilegato, spillato?

E’ necessario anche preoccuparsi di assegnare un valore assicurativo al materiale che verrà lavorato. In conclusione ecco cosa chiedersi prima di digitalizzare:

1. perché si digitalizza (uso interno / uso esterno)?
2. le digitalizzazioni ottenute favoriranno una transizione digitale del processo?
3. Prerequisiti: l’archivio / la serie è ordinata? Esistono strumenti di corredo?
4. che valore assicurativo?

Cosa fare durante un processo di digitalizzazione

Gli aspetti da considerare nella fase di svolgimento del progetto di digitalizzazione sono connessi ai seguenti momenti:

• presa in carico dei materiali: quale sarà la sede in cui si svolge la digitalizzazione? Se il laboratorio è esterno alla sede di conservazione ordinaria, chi si fa carico del trasporto dei beni? È assolutamente necessario far sottoscrivere un verbale di presa in carico dei beni nel momento in cui vengono consegnati ad una ditta esterna

• lavorazione dei beni: se la lavorazione avviene in esterno bisogna assicurarsi che il deposito temporaneo sia adeguato alla conservazione dei documenti, che vengano utilizzate macchine adeguate, che il processo di acquisizione delle immagini sia standardizzato, che i formati assicurino la leggibilità nel tempo, e che si preveda l’indicizzazione e la metadatazione dei file

• consegna del lavoro concluso: come avverrà la consegna? su che supporto?

Cosa fare dopo un processo di digitalizzazione

Una volta concluse le attività di digitalizzazione è necessario garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, e reperibilità dei file, e quindi avere chiaro

• dove saranno conservati i file (comprese le procedure di backup e disaster ricovery)

• attenzione alla generazione di archivi esterni al sistema di gestione documentale dell’ente, l’archivio è unico, evitare la proliferazione di sistemi verticali che non interagiscono tra di loro

• nel caso in cui si intenda conferire la conservazione dell’archivio digitale ad un soggetto esterno all’amministrazione ricordarsi di individuare un fornitore che sia accreditato sul market place di Agid e di chiedere l’autorizzazione alla Soprintendenza archivistica e bibliografica.

Casi d’uso consigliati, best e worst practice

I casi d’uso consigliati sono:

• occupazione suolo pubblico
• richieste pass per disabili
• servizio scuola bus / servizio mensa
• istanze sue (anche on-demand e non archivio completo)
• concessioni cimiteriali

I casi d’uso non consigliati sono:

• atti stato civile: sono già in corso importanti progetti nazionali, i cui risultati sono liberamente consultabili on line, sui siti
• quei procedimenti rivolti ad un pubblico di riferimento di età avanzata (es. luci votive), in quanto è improbabile che una persona anziana possa compilare un’istanza on line e quindi alimentare autonomamente una banca dati digitale
• i processi troppo complessi per cui la dematerializzazione dei documenti non si trasforma in vera digitalizzazione del processo

In particolare i consigli da tenere presente sono:

• trasformare in digitale documenti che fanno parte di un processo semplice. Questo permette di rendere digitale tutto il processo grazie alla digitization senza rischiare di avere parte del processo digitale e parte non digitale.

• prevedere l’inserimento dei documenti nei flussi di gestione documentale esplicitando i meccanismi nel manuale di gestione documentale.

• prevedere la conservazione dei documenti e dei fascicoli utilizzati nel nuovo processo digitale, non pensare cioè che, avendo digitalizzato, posso scartare il cartaceo. Lo scarto è sempre e comunque sottoposto all’autorizzazione da parte della Soprintendenza archivistica e bibliografica.

Tra le peggiori pratiche c’è sicuramente:

• mettere un servizio civile o un volontario a scansionare documenti, questo non significa fare un progetto di digitalizzazione, ma semplicemente avere delle fotocopie digitali di un originale cartaceo che devo comunque conservare.

I fondi necessari

Spesso la digitalizzazione si confronta con costi importanti. I fondi grazie ai residui PNRR degli avvisi digitali e al LUMP SUMP ci sono negli enti. Si tratta di orientarli verso trasformazioni digitali dei documenti utili ed efficaci.

Ad esempio può essere poco efficace “digitizzare” tutto, o digitizzare pratiche mai richieste, per questo è strategico avere un parere preventivo da parte della Soprintendenza prima dell’individuazione di un fornitore e della pianificazione di un progetto.

Lo scenario futuro

Il momento storico nel quale stiamo vivendo offre straordinarie opportunità per ripensare e riorganizzare il modo di lavorare della pubblica amministrazione. È un’occasione senza precedenti che difficilmente potrà ripetersi in quanto è solo ora che abbiamo a disposizione le risorse del PNRR.

In questo contesto è necessario essere ambiziosi e progettare nuovi modelli di gestione documentale. Non limitiamoci a pensare di mettere sul sito della nostra amministrazione un file pdf che il cittadino scarica, compila, scansiona e trasmette all’ente. Creiamo piuttosto la possibilità di compilare un’istanza on line che va ad alimentare una banca dati sulla quale l’amministrazione possa lavorare e che, nel tempo, costituirà uno straordinario sistema informativo strategico per avere dati certi in relazione ai quali prendere delle decisioni.

Le informazioni che le pubbliche amministrazioni detengono, hanno un valore economico straordinario. Ad esempio, semplificando in maniera persino banale: se non so quanti bambini nascono in un Comune, non sarò in grado di prevedere la necessità, fra cinque anni, di una scuola elementare, di una mensa, di uno scuolabus. I dati che una pubblica amministrazione detiene, se strutturati in un sistema informativo interrogabile da una macchina, costituiscono una risorsa primaria per il futuro.

Creare conoscenza digitale di un territorio è fondamentale per le future politiche di governance. La digitalizzazione, intesa come informatizzazione dei procedimenti in processi interamente digitali, ci consentirà di generare sistemi informativi affidabili cui affidarci per elaborare scelte strategiche ed evitare di utilizzare fondi italiani ed europei senza un impatto concreto.